Într-o lume care se schimbă rapid, procesul de recrutare trebuie să poată fi mereu adaptabil, în timp ce este generator continuu de experiență optimă pentru candidați și pentru companie. Descoperă cum putem aplica principiile Agile pentru a crea un proces de recrutare mai eficient și mai eficace.
Clar nu ai nevoie, dacă îți permiți să rămâi în urmă într-o lume și o piață a muncii care se mișcă tot mai rapid și imprevizibil. Și 100% nu ai de ce să fii Agile în recrutare dacă ai deja în echipă toate talentele de care ai nevoie, și ai găsit soluția să nu se gândească vreodată la a plece din organizație. În caz că nu ai o echipă formată exclusiv din roboți (iar dacă ai, cheamă-ne să te cunoaștem), recrutarea agilă este o competență necesară pentru un HR modern.
Într-o lume în continuă schimbare, recrutarea tradițională se poate dovedi adesea prea riguroasă și inflexibilă pentru a răspunde cu succes noilor provocări. Și asta nu e doar o idee abstractă - studiile realizate de Gartner confirmă această nevoie de adaptare. Potrivit acestora, 46% dintre liderii de HR consideră că procesele lor de recrutare sunt inadecvate pentru a identifica talentul potrivit, evidențiind necesitatea unei abordări mai agile.
Agilitatea în recrutare presupune un proces adaptiv și iterativ, care încurajează o colaborare strânsă între recrutori și candidați și care își propune să identifice și să angajeze talentele potrivite cât mai repede. Gartner subliniază că, într-o lume în care cerințele pentru posturi se schimbă într-un ritm alert, este esențial să avem un proces de recrutare care să țină pasul cu aceste schimbări.
Clar nu. Agilitatea în recrutare nu înseamnă doar viteză, ci mai ales adaptabilitate. Potrivit Gartner, cei mai eficienți recrutori sunt aceia care pot să ajusteze procesul de recrutare în funcție de nevoile specifice ale fiecărui rol sau candidat. Ei nu se limitează doar la a aplica aceleași proceduri indiferent de situație, ci își personalizează abordarea pentru a se potrivi cel mai bine cu fiecare caz în parte.
Mai mult, recrutarea Agilă este un proces care, folosit inteligent și nu doar pentru a crește volumul și scurta durata, creează efectul de UAU pentru experiența candidatului, efect care este validat de realitatea din teren, când candidatul devine angajat și descoperă că valorile promise în cadrul procesului de recrutare sunt chiar valorile trăite în organizație.
Nu am nimic cu procese și instrumente și nici nu înseamnă, așa cum eronat se crede, că a fi agile presupune să renunți la instrumente, structuri, proceduri și practici. Dimpotrivă.
Firma X, o companie de dezvoltare IT din București, a întâmpinat o provocare semnificativă: timpul necesar pentru a angaja un dezvoltator software a crescut considerabil în 2022 față de 2021, iar rata de succes a scăzut. Cauza problemei a devenit evidentă - echipa de recrutare se baza prea mult pe tehnologia de triere a CV-urilor, și prea puțin pe interacțiunea umană, deși inițial utilizarea unui software de pre-selecție a fost o decizie bună, având în vedere volumul mare de date și platformele diverse de căutare cu care se confruntă un recrutor în acest domeniu.
Echipa de recrutare a decis să adopte, în primul rând, o mentalitate agilă, apoi și practici agile pentru a rezolva această problemă.
Schimbarea de mentalitate a început cu retrospectivele - întâlniri regulate, la 2 săptămâni, la care toți membrii echipei de recrutare discutau despre ceea ce merge bine, ce poate fi îmbunătățit și cum pot implementa acele îmbunătățiri. Acest lucru le-a permis să identifice rapid și să abordeze problemele care apăreau în procesul de recrutare, să optimizeze experiența candidaților și să analizeze cazurile interesante: acei candidați care, deși trecuseră de anumite faze ale procesului de recrutare sau chiar acceptaseră oferta, dispar fără să mai dea un semn de viață.
Au folosit, de asemenea, principiul feedback-ului continuu, specific agile, încurajând candidații să își exprime gândurile și sentimentele despre procesul de recrutare. Acesta a fost un pas crucial pentru a înțelege nevoile, așteptările și motivațiile candidaților.
În plus, au introdus o mai mare colaborare între recrutori și echipele de dezvoltare, prin organizarea de sesiuni comune de planificare și evaluare a candidaților. Aceasta a permis recrutorilor să înțeleagă mai bine ce anume caută dezvoltatorii într-un candidat, facilitând astfel procesul de potrivire. Prezentând echipelor de dezvoltare profilele și rolurile deschise sub o formă de Agile Planning (detaliem mai jos), au avut surpriza să ajungă mai rapid la o înțelegere comună despre rol și candidat versus un proces clasic în care managerul pentru care se recrutează își exprimă perspectiva proprie.
Aceste practici agile au permis Firmei X să își îmbunătățească semnificativ procesul de recrutare. Timpul mediu de angajare a scăzut, rata de succes a crescut, iar satisfacția candidaților și a echipei de dezvoltare față de procesul de recrutare s-a îmbunătățit semnificativ.
În procesul de adoptare a mentalității agile, Firma X a realizat că unele instrumente HR tradiționale au devenit mai mult un obstacol decât un ajutor. Era nevoie de o reevaluare a acestora și de găsirea unor soluții mai agile. Foloseau de mult un ATS (Applicant Tracking System) cu multiple integrări atât către platformele externe de recrutare (LinkedIn, BestJobs, etc), cât și pentru a comunica intern către manageri statusul pozițiilor în lucru. Utilitatea efectivă a ATS-ului era însă limitată (mai mult încurcă decât ajută), având în vedere complexitatea instrumentului, gradul de detaliu necesar a fi completat pe fiecare pas din procesul de recrutare și dependența de furnizorul extern pentru orice ajustări care ar fi fost în linie cu nevoile actuale.
Echipa de recrutare a decis să încerce board-ul Kanban pentru recrutare, creat pe o platformă deja utilizată în companie pentru project management: Trello. Acesta a oferit o vizibilitate clară a fluxului de recrutare, permițând echipei să vadă exact unde se află fiecare candidat în proces și unde apar blocaje. În plus, board-ul Kanban a ajutat la gestionarea mai eficientă a fluxului de muncă și a permis identificarea rapidă și abordarea problemelor. Un beneficiu imediat a fost adaptarea board-ului la nevoile curente ale echipei, fără a fi nevoie de expertiză tehnică sau alt suport extern.
Tot ca schimbare de mentalitate și de mod de lucru, echipa de recrutare a început să organizeze sesiuni de Agile Planning pentru a prioritiza rolurile și candidații. Aceasta le-a permis să se asigure că își concentrează resursele acolo unde este cea mai mare nevoie. În aceste sesiuni, recrutorii și dezvoltatorii se reuneau și foloseau o variantă a Planning Poker pentru a prioritiza rolurile. Fiecare rol era considerat o "carte", iar fiecare membru al echipei acorda un număr de "puncte" în funcție de importanța rolului și a nevoii de a-l umple cât mai curând posibil.
Practic, echipa de dezvoltare software putea exprima direct necesitatea și urgența rolurilor, facilitând prioritizarea reală și eficientă a procesului de recrutare. Astfel, instrumentul de Planning Poker, clasic în dezvoltarea software, a devenit un aliat esențial în procesul de recrutare agile.
Costul efectiv al schimbării instrumentelor? 0.
Beneficiul? Priceless, cum spune reclama 😊.
Firma X a descoperit că instrumentele HR pot fi, într-adevăr, ajutoare de nădejde în recrutare - atunci când sunt alese și utilizate în mod corect. Recomandăm nu mai mult de 2 noi instrumente de introdus în paralel, dar prin utilizarea unor metode precum board-ul Kanban și sesiunile de Agile Planning, poți ușor îmbunătăți eficiența și eficacitatea procesului de recrutare.
Crearea unei experiențe optime pentru candidat a devenit principiul și metrica de bază pentru echipa noastră de recrutare. De la un rol care trebuie ocupat (abordare mecanicistă de tip om = piesă în fabrică, care trebuie să producă) și proces tranzacțional, atenția s-a dus spre candidat = client și potențial recomandator, deci generator pentru un brand de angajator important în această piață.
Ei au înțeles că, la fel ca în orice altă tranzacție, experiența candidatului contează enorm.
In acest sens, Firma X a implementat procesul de "Candidate Experience Mapping". Acesta este un proces structurat în care fiecare punct de contact dintre candidat și companie este evaluat și optimizat pentru a îmbunătăți experiența candidatului. Pasii acestui proces includ identificarea etapelor cheie ale procesului de recrutare, colectarea feedback-ului candidaților la fiecare etapă, analiza acestui feedback și luarea de măsuri pentru îmbunătățirea experienței.
Un element central al acestui proces a fost feedback-ul continuu. Candidații erau încurajați să își exprime gândurile și sentimentele despre fiecare etapă a procesului de recrutare, iar instrumentul folosit era o simplă automatizare atașată unui e-mail transmis după fiecare pas. Echipa de recrutare a început să valorizeze aceste comentarii și să le folosească pentru a-și îmbunătăți în mod constant abordarea, respectând principiile agile de inspectare și adaptare. La fiecare retrospectivă, existau subiecte de analizat și îmbunătățit.
Mai mult, Firma X a început să colaboreze mai strâns cu candidații. În loc să se limiteze la o simplă evaluare a aptitudinilor și experienței, recrutorii au început să discute cu aceștia despre ce își doresc de la un loc de muncă, care sunt așteptările lor și cum pot fi îndeplinite, asumându-și un rol de consilier de carieră.
Procesul de Candidate Experience Mapping a avut un impact pozitiv semnificativ asupra procesului de recrutare al Firmei X. Candidații au apreciat această abordare personalizată și colaborativă, ceea ce a dus la o creștere a satisfacției și a reușitei în procesul de recrutare. Ce putere are colaborarea și feedback-ul continuu în îmbunătățirea proceselor de HR, nu știți până nu încercați!
Mai avem două principii Agile pe care le recomandăm să le implementezi pentru îmbunătățirea procesului de recrutare, pe care le detaliem în cadrul următorului articol:
Ți-a plăcut acest articol și dorești să implementezi principiile Agile în departamentul tău de HR? Înscrie-te la Bootcamp-ul de Recrutare Agile pentru a afla mai multe despre cum să aplici aceste principii în mod eficient. Noi am început deja lucrul cu prima serie, dar scrie-ne dacă vrei să îți rezervi locul la următorul Bootcamp.
Devino un lider în recrutarea Agile!
